Tο προσφερόμενο σύστημα πώλησης επ' αυτοκινήτου αποτελείται από:

• Tο φορητό ηλεκτρονικό υπολογιστή PDT (Portable Data Terminal)
• To φορητό εκτυπωτή
• Το θεωρημένο έντυπο πολλαπλής χρήσης
• Το πρόγραμμα τιμολόγησης στον φορητό υπολογιστή
• Τον υπολογιστή υποστήριξης των πωλήσεων (PC)
• Τα προγράμματα υποστήριξης πωλήσεων-τιμολόγησης επ' αυτοκινήτου
• Tα προγράμματα υποστήριξης εμπορικής διαχείρισης (προαιρετικά)
• Tα προγράμματα γενικής λογιστικής (προαιρετικά).

Με το προσφερόμενο σύστημα πώλησης επ' αυτοκινήτου ο οδηγός θα μπορεί επί τόπου στον πελάτη να παίρνει την παραγγελία και να εκδίδει το σχετικό παραστατικό.
Αναλυτικότερα το σύστημα θα χρησιμοποιείται για:

• Τη λήψη παραγγελίας από τον πελάτη για όλα τα προσφερόμενα προϊόντα
• Την έκδοση Δελτίου Αποστολής-Τιμολογίου τοις μετρητοίς ή με πίστωση
• Την έκδοση Πιστωτικού τιμολογίου επιστροφών
• Την έκδοση Πιστωτικού τιμολογίου επιστροφών αχρήστων
• Την έκδοση Πιστωτικού τιμολογίου εκπτώσεων
• Την έκδοση Δελτίου αποστολής
• Την έκδοση Δελτίου παραλαβής (προαιρετικά)
• Την ακύρωση εκδοθέντος παραστατικού

• Την καταχώριση αποδείξεων είσπραξης
• Την έκδοση απόδειξης είσπραξης (παλαιά χρέη)
• Την καταχώριση πληρωμών
• Την έκδοση απόδειξης πληρωμής

• Τον διαρκή έλεγχο ταμείου του οδηγού
• Τον διαρκή έλεγχο αποθεμάτων στο αυτοκίνητο
• Την έκδοση εκκαθαριστικού σημειώματος
• Την καταχώριση αναγκών-παραγγελίας επομένης μέρας
• Τη λήψη στοιχείων από τον υπολογιστή υποστήριξης (πελατολόγιο κλπ)
• Τη μεταβίβαση όλων των στοιχείων των εκδοθέντων παραστατικών στον Κεντρικό  Η/Υ για παραπέρα επεξεργασία και ενημέρωση της Γενικής Λογιστικής της επιχείρησης
• Τη στατιστική υποστήριξη των πωλήσεων, ποσοστά οδηγών κ.λπ.

Διατίθενται οι παρακάτω συνθέσεις συστήματος τιμολόγησης επί αυτοκινήτου:

• MOTOROLA MC3000-80 με εξωτερικό εκτυπωτή 80 στηλών
• MOTOROLA MC9090-80 με εξωτερικό εκτυπωτή 80 στηλών
• MOTOROLA MC75-80 με εξωτερικό εκτυπωτή 80 στηλών
• INTERMEC 730 με εξωτερικό εκτυπωτή 80 στηλών
• INTERMEC 760 με εξωτερικό εκτυπωτή 80 στηλών
• DATALOGIC JET με εξωτερικό εκτυπωτή 80 στηλών.

Οι προσφερόμενες λύση καλύπτουν όλες τις παραλλαγές τιμολόγησης.

Περιγραφή λειτουργίας πώλησης επί αυτοκινήτου
Συνοπτικά η διαδικασία πώλησης επ' αυτοκινήτου γίνεται ως ακολούθως:

Προετοιμασία στοιχείων
1. Στον κεντρικό Υπολογιστή της επιχείρησης ή στο PC υποστήριξης πωλήσεων θα υπάρχουν για κάθε αυτοκίνητο / δρομολόγιο αποκλειστικά αρχεία με τα:

• Στοιχεία των πελατών του δρομολογίου
• Στοιχεία αρίθμησης των παραστατικών του δρομολογίου
• Στοιχεία του οδηγού και του φορτηγού του δρομολογίου
• Στοιχεία των εν χρήσει τιμοκαταλόγων
• Στοιχεία των εν χρήσει εκπτώσεων.

2. Το βράδυ στη κεντρική μηχανογράφηση θα γίνεται ο επιμερισμός των φορτίων προς τα φορτηγά (επί μέρους αποθήκες), θα ενημερώνονται τα αρχεία με τους νέους πελάτες, τα υπόλοιπα πελατών,
τα νέα  προϊόντα, τις αλλαγές τιμών και τις αλλαγές εκπτώσεων και συμφωνιών.
3. Στη συνέχεια όλα τα αρχεία δρομολογίων θα μεταβιβάζονται αυτόματα στο PC.

Στο PC θα γίνεται η επεξεργασία των νέων στοιχείων.
Επίσης

• ο συμπληρωματικός  έλεγχος ειδών και ποσοτήτων των ανά δρομολόγιο
• η έκδοση του ΣΔΑ (Συγκεντρωτικό Δελτίο Αποστολής) ανά φορτηγό και
• η τελική διαμόρφωση αρχείων ανά τερματικό  δρομολογίου.

4. Με τη βοήθεια του σχετικού προγράμματος επικοινωνιών τα αρχεία δρομολογίων θα μεταβιβάζονται από το PC στα φορητά τερματικά PDT.
5. Ο οδηγός θα παραλαμβάνει το πρωί από τον αποθηκάριο:

• το Συγκεντρωτικό Δελτίο Αποστολής
• το PDT και
• το αυτοκίνητο με τα προϊόντα.

Πώληση - Δρομολόγιο
6. Κατά την διανομή ο οδηγός θα παίρνει σε κάθε πελάτη την παραγγελία καταχωρώντας

• τους κωδικούς των ειδών
• την τιμή
• την έκπτωση και
• τις αντίστοιχες ποσότητες.

Θα καταχωρεί τον τρόπο πληρωμής και το ποσόν της συμφωνηθείσας έκπτωσης τιμολογίου-τζίρου εάν υπάρχει.
Εάν υπάρχει παλιό χρέος το πρόγραμμα θα ζητάει αυτόματα στοιχεία απόδειξης είσπραξης.
Οι εκπτώσεις θα μπορούν να υπολογιστούν αυτόματα με στοιχεία από τα αρχεία της κεντρικής μηχανογράφησης.
Ακολούθως θα επιστρέφει στο φορτηγό και θα προσαρμόζει το τερματικό στην κατάλληλη υποδοχή για την εκτύπωση με τον εκτυπωτή του ανάλογου τριπλότυπου παραστατικού (τιμολόγιο / πιστωτικό / δελτίο αποστολής).

7. Οποιαδήποτε στιγμή ο οδηγός θα μπορεί να ελέγχει στον φορητό Η/Υ το ταμείο του, το απόθεμα των προϊόντων και διάφορα άλλα βοηθητικά στοιχεία.

Τέλος ημέρας - Εκκαθάριση
8. Στο τέλος της ημέρας ο οδηγός όταν επιστρέφει στο γραφείο:

• Θα παραδίδει θεωρητικά η πραγματικά στον αποθηκάριο τα επιστρεφόμενα προϊόντα και θα εκδίδει τα σχετικά δελτία αποστολής εμπορευσίμων και αχρήστων προς την αποθήκη
• Θα καταχωρεί τις ανάγκες - παραγγελία της επομένης ημέρας στο PDT
• Θα εκδίδει με την ειδική ρουτίνα του προγράμματος  PDT ή στο PC την εκκαθάριση της ημέρας
• Θα παραδίδει τα χρήματα και το εκκαθαριστικό στο ταμείο
• Τέλος, θα παραδίδει το PDT και τα αντίγραφα των εκδοθέντων παραστατικών στη μηχανογράφηση.

9. Ο χειριστής της μηχανογράφησης θα μεταβιβάζει τα στοιχεία κάθε ΡDT που παραλαμβάνει στο PC.
10. Στο τέλος της βάρδιας όλα τα αρχεία PDT από το PC θα μεταβιβάζονται στον κεντρικό υπολογιστή για παραπέρα επεξεργασία.
Η ανωτέρω προτεινόμενη περιγραφή εργασιών δεν είναι αποκλειστική.
Το τελικό σενάριο εργασίας και τα σχετικά προγράμματα θα προσαρμοστούν έτσι ώστε να καλύπτουν απόλυτα τις ανάγκες της επιχείρησης.

Περιγραφή Λογισμικού
Το προσφερόμενο Λογισμικό αποτελείται από:

• Το πρόγραμμα τιμολόγησης κλπ που λειτουργεί στο φορητό PDT.
• Το πρόγραμμα επικοινωνίας φορητού με το PC υποστήριξης.
• Το πρόγραμμα υποστήριξης τιμολόγησης επ’ αυτοκινήτου στο PC με το οποίο θα προετοιμάζονται τα στοιχεία για τα PDT και θα γίνεται η εκκαθάριση και μια πρώτη επεξεργασία των   στοιχείων πωλήσεων από τα PDT.
• Το πρόγραμμα στατιστικών και προβολής στοιχείων πωλήσεων.

Το πρόγραμμα υποστήριξης πωλήσεων στο PC λειτουργεί και σε περιβάλλον δικτύου MS Windows9X, MS Windows NT, MS Windows Vista κ.λπ. Το πακέτο προγραμμάτων στο φορητό PDT είναι γραμμένο σε Visual Basic.
Ο πελάτης μπορεί στο μέλλον ελεύθερα να προσθέσει εφαρμογές, προγράμματα ελεύθερα δεδομένου ότι το PDT λειτουργεί σε περιβάλλον MS Mobile Windows και  έχει δυνατότητες από πλευράς μνήμης.
Η εφαρμογή θα πληροί τις προδιαγραφές του πελάτη όπως αναφέρονται στη διακήρυξη και θα συμφωνηθούν λεπτομερειακά (οθόνες, function keys, δομή αρχείων κλπ).
Το πακέτο προγραμμάτων επικοινωνίας PC - PDT αποτελείται από δύο μέρη. Το ένα μέρος τρέχει στο PC και το άλλο στο PDT.
Επιτρέπει την επικοινωνία ενός ή πολλών PDT με το PC μέσω ενσύρματης ή ασύρματης (WiFi, GPRS) σύνδεσης.
Το πακέτο προγραμμάτων υποστήριξης τιμολόγησης επ’ αυτοκινήτου στο PC είναι MS Visual Basic. Λειτουργεί και σε περιβάλλον δικτύου MS Windows 9Χ, MS WinNT, MS Win Me, MS Win 2000, MS Windows XP, MS Windows Vista. Δέχεται δεδομένα από την κεντρική μηχανογράφηση με στοιχεία πελατών, προϊόντων, εκπτώσεων, τιμοκαταλόγων κλπ. Θα παρέχει αρχεία επεξεργασμένα  με στοιχεία πωλήσεων  παρατηρήσεων κλπ.
Τα πακέτο προγραμμάτων υποστήριξης επιτρέπει την πρώτη επεξεργασία των στοιχείων και αρχείων σε τοπικό επίπεδο γραφείου, την εκτύπωση πληθώρας reports και την οργάνωση των δρομολογίων - ημερήσιων αρχείων φορητών εύκολα και φθηνά από τo γραφείo υποστήριξης εάν αυτό είναι επιθυμητό (αποκέντρωση ορισμένων λειτουργιών).
Το πακέτο προγραμμάτων στατιστικής και προβολής στοιχείων πωλήσεων σε δίκτυο επιτρέπει την άμεση χρήση από τους επιθεωρητές πωλήσεων πρωτογενών και επεξεργασμένων στοιχείων πωλήσεων όπως ανωμαλίες δρομολογίων, ποιοι πελάτες δεν αγόρασαν, υπόλοιπα επιστροφών κλπ.

Συνοπτική περιγραφή δυνατοτήτων φορητών τερματικών
Στο πρόγραμμα τιμολόγησης επί αυτοκινήτου που λειτουργεί στα φορητά τερματικά PDT έχουν ενσωματωθεί πάρα πολλές  δυνατότητες και λειτουργίες. Οι νέες δυνατότητες όπως τα νέα ειδικά παραστατικά και καταχωρήσεις, η αυτόματη προσφορά σε είδος ή οι κλιμακωτές εκπτώσεις είναι προϊόντα μακράς πείρας και πολλαπλών εφαρμογών που λειτουργούν σε όλη την Ελλάδα.

Παραστατικά - Καταχωρήσεις
Το πρόγραμμα στην παρούσα μορφή του επιτρέπει την έκδοση των ακολούθων παραστατικών:

Πωλήσεις

• Δελτίο Αποστολής - Τιμολόγιο
• Δελτίο Λιανικής
• Δελτίο Αποστολής - Τιμολόγιο + Επιστροφές κενών

Επιστροφές πελατών

• Πιστωτικό Τιμολόγιο (εμπορευσίμων)
• Πιστωτικό Τιμολόγιο (αχρήστων)
• Πιστωτικό Τιμολόγιο Παγωτών (σπασμένες συσκευασίες)
• Δελτίο Ποσοτικής Παραλαβής (για έκδοση πιστωτικού τιμολογίου)

Παραστατικά εκπτώσεων

• Πιστωτικό Τιμολόγιο Έκπτωσης (χρηματική έκπτωση)
• Πιστωτικό Τιμολόγιο Έκπτωσης (αλλοιωθέντων)

Παραδόσεις

• Δελτίο Αποστολής  (εμπορευμάτων προς πώληση)
• Δελτίο Αποστολής  (εξοπλισμού-ψυγείων προς χρησηδανεισμό)
• Δελτίο Αποστολής  (εμπορευσίμων στην κεντρική αποθήκη)
• Δελτίο Αποστολής  (αχρήστων στην κεντρική αποθήκη)

Τα ανωτέρω παραστατικά εκδίδονται Μετρητοίς ή επί Πιστώσει. Επιλεκτικά μπορεί να ενσωματωθεί και Απόδειξη Είσπραξης.
Το πρόγραμμα επιτρέπει καταχωρήσεις όπως:

• Καταχώρηση ΣΔΑ (συμπληρωματικού φορτίου)
• Διόρθωση  ΣΔΑ
• Παραγγελία Επομένης (αυτόματος έκδοση ΣΔΑ επομένης + εντολή φόρτωσης)
• Καταχώρηση Δελτίου Αποστολής Πελάτη
• Απογραφή Εμπορευσίμων τέλους ημέρας
• Απογραφή Αχρήστων τέλους ημέρας
• Παραγγελία Πελάτη
• Καταχώριση Επισκέψεων σε πελάτες

Επίσης τις καταχωρήσεις:

• Επίσκεψη σε πελάτη (ανεπιτυχής πώληση)
• Απογραφικού νέου πελάτη
• Απόδειξης Είσπραξης (στοιχεία +πινάκιο επιταγών)
• Παραγγελία πελάτη για μελλοντική παράδοση

Το πρόγραμμα επιτρέπει τον έλεγχο:

• Ταμείου (πωλήσεις, μετρητά, πίστωση, εισπράξεις, τζίρος)
• Αποθήκης (υπόλοιπα, παραγγελία, παραλαβές, παραδόσεις)

Επίσης τον έλεγχο των βασικών αρχείων:

• Πελατών
• Κεντρικών Διευθύνσεων
• Προϊόντων
• Ομάδων
• Ειδικών Τιμοκαταλόγων
• Ειδικών Εκπτώσεων
• Αρίθμησης Παραστατικών
• Στοιχείων Οδηγού
• Διαθέσιμης μνήμης.

Τέλος το πρόγραμμα επιτρέπει την διασύνδεση με PC για λήψη και μεταβίβαση αρχείων με χρήση των προγραμμάτων επικοινωνίας στο PC

1. Αναζήτηση πελάτη
Η επιλογή πελάτη γίνεται με 4 διαφορετικούς τρόπους:

• με τον κωδικό του πελάτη
• με την επωνυμία
• με την σειρά επίσκεψης
• με το ΑΦΜ.

Και οι 4 τρόποι είναι διαθέσιμοι σε κάθε PDT. Η επιλογή του βασικού πρώτου τρόπου αναζήτησης γίνεται παραμετρικά στο αρχείο πωλητών, στο PC και είναι ανεξάρτητη για κάθε δρομολόγιο.
Έτσι εύκολα ο κάθε πωλητής μπορεί να  επιλέξει τον τρόπο που τον εξυπηρετεί καλύτερα.
Η επιχείρηση πρέπει να λαμβάνει υπ’ όψη κατά την κωδικοποίηση τις ανάγκες των οδηγών - πωλητών και να προτιμήσει την χρήση μικρών αριθμητικών κωδικών για τους πελάτες και τα προϊόντα.

2. Τιμές προϊόντων
Το πρόγραμμα τιμολόγησης επιτρέπει την αυτόματη επιλογή της τιμής του προϊόντος από:

• τον βασικό τιμοκατάλογο της επιχείρησης, ή από
• τον ειδικό τιμοκατάλογο που ανήκει ο πελάτης, ή από
• το αρχείο Ειδικών Εκπτώσεων - Συμφωνιών στο οποίο αναφέρεται ειδική τιμή για το προϊόν και τον συγκεκριμένο πελάτη η την εκπτωτική ομάδα πελατών που ανήκει ο πελάτης η με
• καταχώρηση-μεταβολή  από τον πωλητή. Στην περίπτωση αυτή η μείωση της τιμής λειτουργεί σαν χρηματική έκπτωση.

3. Προσφορά σε είδος
Το πρόγραμμα επιτρέπει τη χορήγηση προσφορών σε είδος. Η αξία της προσφοράς επιμερίζεται σαν χρηματική προσφορά σε όλα τα είδη του παραστατικού όπως ο κώδικας ορίζει.
Η παρούσα έκδοση του προγράμματος επιτρέπει:

• Αυτόματη προσφορά  από το αρχείο ειδικών εκπτώσεων.
• Προσφορά που καταχωρεί ο οδηγός.

4. Εκπτώσεις
Το πρόγραμμα υπολογίζει αυτόματα τις εκπτώσεις ανά προϊόν-γραμμή τιμολογίου όπως ορίζει ο νόμος. Η παρούσα έκδοση του προγράμματος επιτρέπει:
1.  Ενιαίες ποσοστιαίες εκπτώσεις παραστατικού.

• Αυτόματη έκπτωση τζίρου από το αρχείο πελατών
• Αυτόματη έκπτωση τρόπου πληρωμής από το αρχείο συμφωνιών – εκπτώσεων
• Έκπτωση τζίρου που καταχωρεί ο πωλητής

2.  Ενιαίες αξιακές εκπτώσεις παραστατικού.

• Αυτόματη αξιακή έκπτωση μεγάλων συσκευασιών από το αρχείο πελατών
• Δραχμική έκπτωση που καταχωρεί ο πωλητής επιμεριζόμενη σε όλα τα είδη

3.  Διαφοροποιημένες χρηματικές εκπτώσεις παραστατικού.

• Κατά εκπτωτική ομάδα πελατών
• Κατά επαγγελματική κλπ ομαδοποίηση
• Κατά κωδικό πελάτη
  Κατά εκπτωτική ομάδα προϊόντων

• Κατά φυσική ομάδα προϊόντων
• Κατά κωδικό προϊόντος

• Κατά κλιμάκωση ποσοτήτων προϊόντος
• Κατά κλιμάκωση αξίας προϊόντος
• Κατά κλιμάκωση αξιών ομάδας προϊόντων.

5. Εκτυπώσεις
Το πρόγραμμα μπορεί να τυπώσει όλους τους τύπους παραστατικών (φάρδος-μήκος). Σε όλα τα παραστατικά τυπώνεται η στήλη έκπτωσης γραμμής όπως ορίζει ο κώδικας.
Υπενθυμίζεται ότι οι 4 βασικοί τύποι παραστατικών που χρησιμοποιούνται είναι:

• 80 στήλες  x  8,5’’  15 γραμμές με μεγάλη περιγραφή (φαρδύ – κοντό)
• 80 στήλες  x  11’’   Α4 έντυπο 30 γραμμών (έντυπο EUROFASMA, KEF3 κ.λπ.)
• 40 στήλες  x  8,5’’  15 γραμμές με μικρή περιγραφή (στενό – κοντό)
• 40 στήλες  x  11’’   30 γραμμές  με μικρή περιγραφή (στενό – μακρύ)

Επίσης υπενθυμίζεται ότι χρησιμοποιούνται οι ακόλουθοι εκτυπωτές:
RP-2000 (βαλιτσάκι) 12 V 80 στήλες 8,5’’ ή 11’’
RP-2000 (βαλιτσάκι) 12 V 80 στήλες 8,5’’ ή 11’’

Περιγραφή μηχανογραφικής υποστήριξης πωλήσεων (Γραφείο)

6. Διασύνδεση - επικοινωνία με κεντρική μηχανογράφηση
Τα προσφερόμενο πρόγραμμα τιμολόγησης έπ’ αυτοκινήτου διασυνδέεται μέσω αρχείου ASCII ή πινάκων βάσεων δεδομένων με:
• EUROFASMA
• DEFACTO
• KEΦΑΛΑΙΟ
• CONTROL
• ENTERSOFT
• SOFTONE
• ATLAΝΤIS
• SINGULAR ENTERPISE
• AS400 (SAP)
• AS400 (DIS)
• NAVISION
• SAP

Σε λειτουργικά συστήματα:
• UNIX
• DOS-NOVELL
• MS WINDOWS 9X, NT, 2000, XP, VISTA

7. Στατιστικά
Το πρόγραμμα υποστηρίζει στο PC στατιστικά στοιχεία σε σχέση με τη δραστηριότητα του πωλητή, την καρτέλα πελάτη και την κατάσταση της ΜΥΦ.

1. ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑ ΠΩΛΗΤΗ
Το πρόγραμμα υποστηρίζει στατιστικά στοιχεία από τη δραστηριότητα του πωλητή σε σχέση με:
• Το πλήθος των τιμολογήσεων,
• Το σύνολο ποσοτήτων (πωληθέντων + επιστροφών),
• Τις ποσοστιαίες αποκλίσεις με τους αντίστοιχους στόχους. Τα στατιστικά στοιχεία αναφέρονται σε χρονικές περιόδους:
• Ημέρας,
• Εβδομάδας,
• Μήνα / Περιόδου
• Έτους.

2. ΚΑΡΤΕΛΑ ΠΕΛΑΤΗ
Το πρόγραμμα υποστηρίζει στατιστικά στοιχεία από τη κίνηση του πελάτη σε σχέση με:
• Εκδοθέντα παραστατικά
• Αξία + σύνολο εκδοθέντων παραστατικών
• Αξία εισπράξεων
• Αξία εκπτώσεων
• Αξία υπολοίπων πελάτη
• Ποσοτική και χρονική ανάλυση αγορών και επιστροφών πελατών
• Κατάσταση Μ.Υ.Φ. (κατάσταση εκδοθέντων παραστατικών).

Περιγραφή μηχανογραφικής εμπορικής διαχείρισης γενικής λογιστικής
Το προσφερόμενο πακέτο προγραμμάτων υποστήριξης πωλήσεων συνεργάζεται αρμονικά με όλα τα πακέτα προγραμμάτων της αγοράς. Ειδικότερα έχουμε εγκαταστάσεις με EUROFASMA, DEFACTO, ΚΕΦΑΛΑΙΟ κλπ. Επίσης εγκαταστάσεις με ΧENIX, UNIX, AS400, S38 κλπ. Ανάλογα με τις υπάρχουσες δυνατότητες προσαρμόζονται γρήγορα και με ελάχιστο κόστος τα προγράμματα επικοινωνίας οπότε όλο το σύστημα τίθεται σε λειτουργία σε ελάχιστο χρόνο. Λεπτομερής περιγραφή της μηχανογραφικής εμπορικής διαχείρισης και της γενικής λογιστικής είναι διαθέσιμη εφόσον χρειαστεί.